Re: [Ddorf-Talk] Unterlagen des Stadtrats: Lösungsvorschläge?

[Dave-Kay <davekay.de AT gmail.com>]

Moin,

Am 27. Februar 2011 03:57 schrieb Sebastian Greiner <piratenpartei AT seb666.de>:
> Hi!
>
> Am 27.02.2011 um 03:11 schrieb Dave-Kay:
>
>> However, es ist und bleibt viel Arbeit und ich behaupte mal ganz
>> stumpf, das entstehende Problem wurde auf ganzer Linie unterschätzt.
>
> Das können wir erst sehen, wenn wir das Problem vor uns haben. Ich denke 
> nicht, dass die Unterlagen, die da reinkommen einfach 400 Seiten lose 
> A4-Blätter am Stück sind. Das wird doch nach Anträgen und Themen 
> unterschieden und da sind doch verschiedene Einzeldokumente (Expertisen, 
> Einreichungen, Beantwortungen von Anfragen), die da reinkommen.

Natürlich kann man das erst abschließend beurteilen, wenn die
Unterlagen mal vorliegen. Erinnerst du dich an Franks Ordner, die er
bei hatte, für eine Sitzung?
Und natürlich müssen wir entweder auf das DMS zugreifen, wenn wir das
Bürgerportal angehen wollen, oder die entsprechenden Unterlagen
einscannen, letztlich brauchen wir die Unterlagen, um alle Fakten
beisammen zu haben. Das ist gar keine Frage, aber eben auch nicht
anzugehen, bevor wir dafür ein solide Lösung haben. Es nützt uns rein
gar nichts, wenn wir voller Elan anfangen, das Zeug zu scannen und
dann irgendwann schlampig werden..

> Frank G. möchte die Dokumente ja ohnehin in Papierform haben. ;) Wir 
> sollten uns daher vielleicht einmal der Aufgabe stellen und die Sachen 
> annehmen. Einer der von Dir angesprochenen Problempunkte war ja vor allem 
> auch der Zeitaufwand beim Indizieren. Das lässt sich auch nach dem Scannen 
> in Ruhe vom Rechner machen lassen. Also erst einmal nur stumpf einscannen 
> und im Nachhinein alle Dokumente anklicken und in einem Rutsch indizieren 
> lassen.

Bin ich der einzige, der das überhaupt nicht lustig findet, dass Frank
in unserem Namen die Dokumente sammeln will?
Kann mir jemand erklären, warum Frank so scharf auf die Dokumente ist
und warum niemandem auffällt, was gestern auch wieder deutlich
sichtbar war? Frank verhält sich in Bezug auf Informationen wie ein
schwarzes Loch, das ab und zu quasi Gnädigerweise, Informationen doch
mal wieder raus lässt. Und nein, ich will nicht, dass Frank in unserem
Namen die Informationen der Stadt sammelt.

> Was wir auf jeden Fall vorher mal wissen müssten:
> - Wieviel Blatt (nicht cm Stapelhöhe!) kommen da ungefähr pro Woche rein?
> - Wie läuft das mit unserem Postfach, wenn die Pakete zu groß sind oder es 
> allgemein überquillt? Legt uns die Post einen Zettel rein, dass wir bitte 
> an den Schalter gehen?
> - Wieviel Seiten enthalten denn die Einzeldokumente?
> - Sind die Blätter irgendwie gebunden, was Scannen schwierig macht?

OK, Aufgabe, die ganz konkret dein Szenario abdeckt. Die Ordner die
Frank letztes Mal bei hatte, plus alle Informationen zum KÖ-Bogen (ja,
auch das/die gebundenen Werk(e), das gibt es ja anscheinend nicht
digital) bis zum Wochenende scannen und komplett indizieren. Danach
können wir ja noch mal drüber reden. Ansonsten wäre ich dafür ein
Konzept zu haben, dass die zuverlässige Digitalisierung der Dokumente
gewährleistet, bevor man sich bereit erklärt, das dauerhaft zu machen.

btw. eine Lösung, die praktikabel ist, ist es, einen Dokumentenscanner
zu kaufen, der das wirklich automatisch macht, Die Scanner, die wir
beide haben, zählen nicht dazu. Ein einigermaßen passables Gerät wäre
ein Panasonic KV-S4085CL. Das geht bestimmt auch etwas günstiger, aber
automatisches Scannen und indizieren ist teuer. Zur info dazu, wir
haben in der Fa. ganz konkret nach Lösungen für ein solches Problem
gesucht und von der Volltextindizierung zuletzt Abstand genommen, da
es der Firma zu teuer war. Wir sollten und das ist mir wirklich ernst,
als IT-affine Partei gerade bei solchen Themen nicht wie die Binden
von der Farbe reden! Eine weitere Lösung ist ein eigenes DMS, das die
Dateien vom Scanner aus weiter verarbeitet, aber selbst bei der Lösung
hast du ein Problem, sobald ein Dokument, die Kapazität deines Feeders
überschreitet.


gruß
Kai