[Berlin-squad-sozialpiraten] "JobCenter": KlAn: FileNet P8 - IT-Verfahren

[Jörg Preisendörfer <jp AT left-zeit.de>]

Jörg Preisendörfer
01 76 / 87 61 98 95 . @jpreisendoerfer
Berlin, am 12. Februar 2014


+++ Letzter Aufruf +++


Liebe Mitstreiter_innen,

ich würde gern am Freitag, den 14. Februar 2014, beginnen, den unten 
stehenden Entwurf einer (oder mehrerer -- je nach Gechäftsordnung) 
(Schriftlichen bzw. Kleinen) Anfrage(n) in die kommunalen, 
tagespolitischen, formalen Gremienprozesse einzuspeisen, nachdem er nun 
einige Tage im sozial-, datenschutz- und kommunalpolitischen 
Piratenkosmos gediehen ist.

Daher: Letzter Aufruf zu *vorherigen* Kommentaren und Anregungen! :-)

Es geht um die "eAkte", mit deren Einführung in die örtlichen 
Arbeitsagenturen die Bundesagentur für Arbeit im Jahr 2012 begonnen hat 
und die auch in den "JobCentern" eingeführt werden soll. Deren 
technische Grundlage ist das IT-Verfahren IBM FileNet P8.

Es gibt eine (zufällig in etwa zeitgleiche) allgemein gefasste Anfrage 
von Simon Weiß (AGH Berlin), die dieses Thema auch berührt:
* http://redmine.piratenfraktion-berlin.de/dmsf_files/9758?download=

Vorab 1 -- Es wird nicht verkannt, dass manche Geschäftsordnungen so 
umfangreiche Anfragen nicht zulassen. In diesem Fall ist beabsichtigt, 
die Liste in mehrere kleinere Anfragen zu portionieren, sobald die 
Fragen im Großen und Ganzen festgezurrt sind.

Vorab 2 -- Es wird nicht verkannt, dass die "eAkte" ein Projekt der 
*Bundesagentur* ist, sodass die lokalen "JobCenter" voraussichtlich 
darauf pochen und die kommunalen Verwaltungsbeiräte und Parlamente kurz 
halten werden. Dennoch sollten sie kommunal abgeklopft werden.

Vorab 3 -- Es wird nicht verkannt, dass zugelassene kommunale Träger 
("Optionskommunen", kommunale "JobCenter") das IT-Verfahren der 
Bundesagentur nicht verwenden müssen. Hierfür wird die Anfrage noch in 
analoger Form angepasst.

Vorab 4 -- Es wird nicht verkannt, dass meist die Leiter der 
Rechtsabteilungen zugleich auch behördliche Datenschutzbeauftragte sind. 
Auch hierauf soll wegen möglicher Interessenkonflikte abgeklopft werden; 
zudem leiten die betreffenden Fragen auf nachfolgende Fragen hin.

Vorab 5 -- Der Detaillierungsgrad der Fragen erscheint unverzichtbar, um 
der öffentlichen Verwaltung nicht zu viele Schlupflöcher bei der 
Beantwortung zu lassen.

Rückfragen gerne jederzeit!

Herzlichst:
-- Jörg
@jpreisendoerfer


+++ ENTWURF +++
+++ Mit der Bitte um Kommentare. +++
+++ Fassung: 5 +++

+++ Noch *nicht* zum "produktiven" Einsatz in +++
+++ kommunalen Verwaltungsbeiräten (Bezirksverordnetenversammlung in B, +++
+++ Bezirksversammlung in HH und analogen Beiräte) oder Parlamenten +++

+++ Ziel: Bundesweiter Einsatz als (vorrangig Schriftliche, nachrangig 
Kleine)* Anfrage oder +++
+++ als Eingabe an kommunale Ausschüsse für Eingaben und Beschwerden. +++
+++ *) Die GO einiger Gremien sieht beide Werkzeuge vor. +++


Betreff:
[Schriftliche / Kleine] Anfrage zur Einführung des 
Dokumenten-Management-Systems FileNet P8 im
"JobCenter" Berlin-______ [bzw. örtliches "JobCenter"],
Träger-Nr. 9_______ [bzw. örtliche fünfstellige Träger-Nummer --
links der Buchstaben "BG" in der BG-Nummer].


Für die vorliegende Anfrage nehme[n] [ich/wir] Bezug auf folgende 
Quellen zum Projekt "eAkte" der Bundesagentur für Arbeit und zum dafür 
eingesetzten IT-Verfahren IBM FileNet P8:

Tätigkeitsberichte des Bundesbeauftragten für den Datenschutz:
* 23. Tätigkeitsbericht 2009-2010, Ziff. 11.5.3 (Seite 131 der 
Drucksache / Seite 134 der PDF),
http://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Publikationen/Taetigkeitsberichte/TB_BfDI/23_TB_09_10.pdf?__blob=publicationFile
* 24. Tätigkeitsbericht 2011-2012, Ziff. 12.2.1 (Seite 161 der 
Drucksache / Seite 164 der PDF),
http://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Publikationen/Taetigkeitsberichte/TB_BfDI/24TB_2011_2012.pdf?__blob=publicationFile

Wikipedia-Artikel:
* http://de.wikipedia.org/wiki/FileNet

Public-Relations-Veröffentlichungen:
* 
http://www.ecmguide.de/news/e-akte-bei-arbeitsagentur-durch-ibm-und-deutsche-post-15684.aspx
* 
http://www.zdnet.de/41555870/arbeitsagentur-startet-projekt-elektronische-akte/
* http://www.egovernment-computing.de/fachanwendungen/articles/187221/

[Ich/wir] gehe[n] davon aus, dass die Kenntnis der nachfolgend erfragten 
Sachverhalte unabdingbar für die sorgfältige sowie gegenüber dem 
kommunalen Gemeinwesen verantwortliche Erfüllung der übertragenen 
Aufgaben ist und deshalb von der örtlichen Einrichtungsleitung hierzu 
Auskunft gegeben werden kann, ohne an die Bundesagentur für Arbeit zu 
verweisen.


Dies vorausgeschickt, frage[n] [ich/wir] die Verwaltung:

1) Wann werden voraussichtlich oder wurden tatsächlich die ersten 
Papierakten abgeschlossen und in den mit FileNet P8 ("eAkte", 
Dokumenten-Management-System) gehaltenen Datenbestand übergeführt?

2) Für welchen Zeitpunkt wird mit dem Abschluss der Digitalisierung des 
Papier-Aktenbestandes gerechnet?

3) Wo verbleiben nach der Digitalisierung die bisherigen Papierakten?

4) Für welchen Zeitpunkt ist die Vernichtung der digitalisierten 
Papierakten vorgesehen?

5) Werden durch die Überführung des Papier-Aktenbestandes in den 
Aktenbestand des Dokumenten-Management-Systems die bisherigen 
Aufbewahrungsfristen für Papierakten außer Kraft gesetzt oder in 
sonstiger Weise geändert?

6) Wie lange wurden personenbezogene Papierakten bisher aufbewahrt?

7) Werden alle historischen, personenbezogenen Papierakten, die seit der 
Errichtung des "JobCenters" angelegt wurden, in das 
Dokumenten-Management-System übergeführt, oder nur Aktenbestände von der 
Gegenwart bis zurück zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit?

8) Werden nur die Original-Aktenbände in das 
Dokumenten-Management-System übergeführt oder auch die Bände der 
Behelfsakten (Aktenkopien)?

9) Werden *alle* Bände von Behelfsakten, die sachlich zu einer/einem 
leistungsbeziehenden Bürger_in bzw. einer Bedarfsgemeinschaft gehören, 
in das Dokumenten-Management-System übergeführt, also neben der ersten 
Kopie eines Aktenbandes auch möglicherweise existierende zweite oder 
weitere Kopien?

10) Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das 
Dokumenten-Management-System verfahren, wenn der Inhalt oder die 
Blattreihenfolge oder beides der Originalakten und der Behelfsakten 
(Aktenkopien) voneinander abweichen?

11) Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das 
Dokumenten-Management-System verfahren, wenn Haftnotizen oder andere 
angeheftete Papiere den darunter liegenden Inhalt eines Blattes abdecken?

12) Werden auch personenbezogene Papierakten von Bürger_innen in das 
Dokumenten-Management-System übergeführt, die zum Zeitpunkt der 
Überführung keine Leistungen mehr beziehen?

13) Werden für die Überführung in das Dokumenten-Management-System 
Aktenbände, die sich bei Gerichten befinden, vorübergehend zurückgeholt?

14) Werden bei der Überführung in das Dokumenten-Management-System 
personenbezogene Aktenbestände der Bundesagentur für Arbeit und 
Aktenbeständen ihres kommunalen Vertragspartners verschieden behandelt?

15) Werden die Papierakten vor der Überführung in das 
Dokumenten-Management-System bereinigt?

15a) Wenn ja: Durch wen und nach welchen Kriterien erfolgt dies und was 
geschieht mit Aktenbestandteilen, die im Zug einer Bereinigung aus den 
Papierakten entfernt werden?
(Bitte verschriftlichte Kriterienliste zur Verfügung stellen.)

16) In welcher Form soll Bürger_innen, die Einsicht in die sie 
betreffenden und in das Dokumenten-Management-System übergeführten Akten 
nach SGB X § 25 oder SGB X § 83 oder einem Informationsfreiheitsgesetz 
oder einer Informationsfreiheitssatzung beantragen, diese Einsicht 
gewährt werden?

17) Sind hierfür gesonderte Bildschirmarbeitsplätze vorgesehen oder soll 
die Akteneinsicht am Platz der Sachbearbeiter_innen erfolgen?

18) Ist während der Akteneinsicht die Begleitung der Bürger_innen durch 
eine_n Sachbearbeiter_in vorgesehen?

19) Wen hat das "JobCenter" als für den Einsatz des 
Dokumenten-Management-Systems zuständigen behördliche_n Beauftragte_n 
für den Datenschutz benannt bzw. wem fällt diese Zuständigkeit 
innerbehördlich zu, wenn ein_e gesonderte_r Beauftragte_r für den 
Einsatz des Dokumenten-Management-Systems nicht benannt wurde?
(Vgl. hierzu 24. Tätigkeitsbericht des Bundesbeauftragten für 
Datenschutz und Informationsfreiheit, Ziff. 12.1.1.2 (Seite 155 der 
Drucksache / Seite 158 der PDF),
* 
http://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Publikationen/Taetigkeitsberichte/TB_BfDI/24TB_2011_2012.pdf?__blob=publicationFile 
)

20) Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den 
Datenschutz und Mitarbeiter_innen der Rechtsabteilung bzw. der SGG-Stelle?

21) Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den 
Datenschutz und der Leitung der Rechtsabteilung?

22) Im Fall, dass es sich bei der/dem Beauftragten für Datenschutz um 
eine_n Mitarbeiter_in der Rechtsabteilung handelt: Wie wird 
sichergestellt, dass bei Interessenkonflikten zwischen der Funktion 
der/des Beauftragten für den Datenschutz einerseits und der 
Rechtsabteilung andererseits die Belange des Datenschutzes gegenüber der 
Rechtsabteilung wirksam durchgesetzt werden?

23) Wen empfiehlt das "JobCenter" als Ansprechpartner_in in Fällen, in 
denen sich erweist, dass die Belange des Datenschutzes gegenüber der 
Rechtsabteilung nicht wirksam durchgesetzt werden?

24) Wird der aus der Digitalisierung der Papierakten folgende 
elektronische Datenbestand beim Anbieter IBM gehalten oder im 
IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit oder lokalisiert in der 
Regionaldirektion der Bundesagentur für Arbeit oder im örtlichen 
"JobCenter"?

24a) Wenn ja: Bitte angeben, wo.

24b) Wenn nicht: Wo wird der elektronische Datenbestand des 
Dokumenten-Management-Systems gehalten?

25) Wie wird sichergestellt, dass der elektronische Datenbestand des 
Dokumenten-Management-Systems das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik 
Deutschland weder online noch auf Datenträgern verlässt, und zwar auch 
nicht im Wege von Safe-Harbour-Systemen im Sinne der europäischen 
Datenschutz-Richtlinie 95/46/EG?
(Vgl. hierzu die Pressemitteilung des Bundestages vom Februar 2014 zur 
Frage des Exports personenbezogener Daten durch IBM im Rahmen von 
Safe-Harbour-Systemen,
* http://www.bundestag.de/presse/hib/2014_02/2014_050/03.html )

26) Kann nach der Digitalisierung der Papierakten dauerhaft 
nachvollzogen werden, welche Mitarbeiter_innen der Scan-Zentren der 
Deutschen Post oder deren Unterauftragsnehmer oder überhaupt anderer 
Unternehmen im Zug der Digitalisierung Zugang zu einer Papierakte hatten?

26a) Wenn nicht: Warum wird dies für verzichtbar gehalten und aus 
welchen Gründen geht das "JobCenter" davon aus, dass dadurch die 
Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns nicht beeinträchtigt wird?

27) Hat das "JobCenter" die Öffentlichkeit über die voranstehend unter 
1) bis 26a) erfragten Sachverhalte informiert?

27a) Wenn ja: Wann und in welcher Form?

27b) Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

28) Hat das "JobCenter" die Öffentlichkeit an den Entscheidungen 
beteiligt, die den voranstehend unter 1) bis 26a) erfragten 
Sachverhalten zugrunde liegen?

28a) Wenn ja: Wann und in welcher Form?

28b) Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

29) Hat das "JobCenter" den zuständigen kommunalen Verwaltungsbeirat 
[Bezirksveordnetenversammlung in B, Bezirksversammlung in HH bzw. 
analoge kommunale Verwaltungbeiräte] und das zuständige örtliche 
Parlament über die voranstehenden unter 1) bis 26a) erfragten 
Sachverhalte informiert?

29a) Wenn ja: Wann und in welcher Form?

29b) Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

30) Hat das "JobCenter" den zuständigen kommunalen Verwaltungsbeirat 
[Bezirksveordnetenversammlung in B, Bezirksversammlung in HH bzw. 
analoge kommunale Verwaltungbeiräte] an den Entscheidungen beteiligt, 
die den voranstehend unter 1) bis 26a) erfragten Sachverhalten zugrunde 
liegen?

30a) Wenn ja: Wann und in welcher Form?

30b) Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

+++ Ende Fassung 5 des Entwurfs +++

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