[Piraten Vorp-Greif] Kassenprüfbericht

[Martin Dästner <Martin+D%C3%A4stner AT news.piratenpartei.de>]

Hallo Kreisverband,

am 21.11.2013 haben wir ab 19:15 Uhr eine Kassen- und Rechnungsprüfung 
über die Finanzen des Kreisverbandes durchgeführt.

Anwesend waren:
Alexander (Kreisschatzmeister)
Martin (Kassenprüfer)
Jörg (Kassenprüfer)
Martin (Landesschatzmeister)

Insgesamt ist die Prüfung positiv zu bewerten. Die Unterlagen sind 
ordentlich und geordnet, es ist bis auf wenige Lücken möglich die 
Zusammenhänge zwischen Beschlüssen, Rechnungen/Quittungen und 
Ausgaben/Einnahmen nachzuvollziehen. Insgesamt erscheint die Buchführung 
schlüssig, es gibt keine Probleme, die sich nicht lösen lassen. Die 
Barkasse stimmt.

Folgende Lücken gilt es noch zu schließen:

I. Allgemeines

1. Bei der Prüfung fehlten zwei Kontoauszüge, die vermutlich noch nicht 
vom Landesverband an den Kreisverband weitergereicht wurden. Für diesen 
Zeitraum konnten die Salden dementsprechend nicht geprüft werden.
2. Mitgliedsbeiträge werden prozentual zwischen Kreis-, Landes- und 
Bundesverband aufgeteilt. Es ist zu klären, wie und wann das erfolgt und 
wie diese Zahlung mit bereits geleisteten zusammenhängen.
3. Es gibt zwar eine Inventarliste (https://hgw.piratenpad.de/12), diese 
steht aber nicht unbedingt in Zusammenhang mit der Buchführung.

II. Konkretes

4. Beim Piratencamp wurden Tellerspenden eingesammelt. Diese sollten auch 
konkret als Tellerspende in der Buchhaltung aufgeführt werden, 
gegenwärtig sind sie nur als Spende gelistet, was Probleme bereiten wird.
5. Die Tellerspende vom Piratencamp ist nicht zu 100% auf dem Konto des 
Kreisverbandes gelandet, sondern wurde vom Ausrichter mit dessen Kosten 
verrechnet. Gegebenenfalls sollte dies korrigiert werden.
6. Eine Rechnung für eine Flyeralarmbestellung liegt nicht vor, 
stattdessen jedoch die Auftragsbestätigung (Postkarten politisches 
Frühstück).
7. Die Rechnung für den Raum zur KMV2013.1 ist irreführend, da dort nur 
Brötchen abgerechnet werden. Es gibt jedoch keinen Zweifel daran, dass es 
sich um Raummiete + Catering handelt.
8. Folgende Beschlüsse lagen zum Zeitpunkt der Prüfung nur online vor.
laufende Nummer/Beschluss online
- 
10/http://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/6/6a/Vorstandsbeschluss-KV-VG_05-2013.pdf
- 
17/http://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/b/ba/Vorstandsbeschluss-KV-VG_07-2013.pdf

9. Der Beschluss zur Ausrichtung/Kostenübernahme der KMV2013.1 fehlt 
(75€)
10. Der Beschluss über den Erwerb von Wahlprogrammen (208,22€, lfd. Nr. 
2013-30) fehlt.
11. Der Beschluss über den Erwerb von Flyern für die Direktkandidatin 
zur Bundestagswahl fehlt (50€, lfd. Nr. 2013-50) fehlt.
12. Der Beschluss über die Rückzahlung des Vorschusses zum Piratencamp 
(500€, lfd. Nr. 2013-51) fehlt.
13. Der Beschluss zur Finanzierung von Material für die Hochschulpiraten 
zur Bildungsdemo in Schwerin fehlt (ein Banner 40€, lfd. Nr. 57). 
Anmerkung: Es gibt da zweckgebundene Spenden, dennoch sollte der KV, da er 
das Geld verwaltet, Beschlüsse fassen.
14. Der Beschluss zur Beschaffung der Buttonmaschine sollte durch einen 
Einzelbeschluss des Schatzmeisters erweitert werden, da die Versandkosten 
(<4€) den originalen Beschluss Sprengen. Es wäre Wünschenswert in 
solchen Fällen Einzelbeschlüsse zu fassen und diese auch zu 
dokumentieren, auch, wenn es vermutlich keine Pflicht ist.

III. Vorschläge

15. Es gibt diverse Zweckgebundene Spenden, z.B. für den Pavillon. Der 
Kreisverband sollte entweder die Zweckbindung aufheben (d.h. die Spender 
kontaktieren), oder mit dem Landesverband in Kontakt treten um die Spenden 
als Zuschuss für den bereits vom LV erworbenen Pavillon weiterzureichen.
16. Insgesamt ist ersichtlich, dass Sorgfalt und Mühe in die 
Dokumentation gesteckt wurden. Dennoch ließe sich die Dokumentation zu 
Gunsten der Nachvollziehbarkeit verbessern
- Beschlüsse sollten mit einem Datum versehen sein
- In der Buchführung könnte es auch eine Spalte geben, in der die 
Beschlussnummer eingetragen wird
- Es wäre wünschenswert, wenn die Beschlüsse online 
(http://wiki.piratenpartei.de/MV:Kreisverband_Vorpommern-Greifswald/Vorstand#Angenommene_Antr.C3.A4ge 
) im Volltext durchsuchbar wären (z.B. nach Buttonmaschine). Alternativ 
wären Aussagekräftige Beschlusstitel auch eine Erleichterung
- bei Änderungsanträgen sollte der Titel und die Nummer des zu 
ändernden Beschlusses angegeben werden