[Kreis-RE] Fwd: [NRW-Verwaltung] Fwd: [Verwaltung] Vorbereitung Rechenschaftsbericht 2014

[Stefan Nohn <stefan.nohn AT buchvertrieb-nohn.de>]

FYI

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Von: Der Piratenschlumpf <piratenschlumpf AT googlemail.com>
Gesendet: 8. Dezember 2014 00:53:39 MEZ
An: arbeit AT lists.piratenpartei-nrw.de
Betreff: [NRW-Verwaltung] Fwd: [Verwaltung] Vorbereitung Rechenschaftsbericht 2014

Zur Info an alle Kreisschatzmeister und die es werden wollen.

Bitte durchlesen und beachten. Da stehen so Dinge drin wie "Jeder, der
eine Handkasse führt…" - das betrifft nicht nur den
Landesschatzmeister.

Quelle: http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister-Handbuch/Rechenschaftsbericht#Zeitplan_2014

Sorry wenn das jetzt doppelt kommt - die KV Schatzmeister haben ja
hoffentlich eh alle bereits die Bundesliste abonniert.
Falls nicht, hier steht wie es geht:
https://schatzmeisterteamnrw.piratenpad.de/SchatzmeisterHOWTO

Danke, Martin

---------- Weitergeleitete Nachricht ----------
Von: Lothar Krauss <pp AT lkrauss.de>
Datum: 7. Dezember 2014 um 21:56
Betreff: [Verwaltung] Vorbereitung Rechenschaftsbericht 2014
An: verwaltung AT lists.piratenpartei.de


Hallo Kollegen,

diese Mail geht in BCC an alle 16 Landesschatzmeister und dann noch an die
Verwaltungsliste.

Der Rechenschaftsbericht 2013 ist zwar noch nicht wirklich in trockenen
Tüchern, aber es gilt jetzt schon den Bericht 2014 vorzubereiten, damit wir
endlich von diesen Zitterpartien wegkommen.

Daher beschreibe ich euch hier den Zeitplan, der verbindlich für alle
Gliederungen der Piratenpartei ist.

Zuerst die für euch wichtigen gesetzlichen und satzungsgemäßen Fristen:

1. Jahreswechsel 2014/2015: Jeder, der eine Handkasse führt, hat diese zu
zählen und das Ergebnis festzuhalten. Rechtsgrundlage für die Pflicht folgt
aus  § 239 Abs. 2 HGB und § 246 Abs. 1 HGB

2. 31.03.2015: Gliederungen unterhalb der Landesverbände müssen ihren
Rechenschaftsbericht beim Landesverband abgeben. Die Pflicht hierfür steht in
§ 3 der Bundesfinanzordnung. Offiziell ist hiermit übrigens der formelle
Rechenschaftsbericht nach § 24 PartG gemeint, aber hier kann mit den
Landesschatzmeistern abgesprochen werden ob auch die kompletten
Buchhaltungsunterlagen ausreichen und der Landesschatzmeister entsprechend
den Rechenschaftsbericht erstellt

3. 31.05.2015: Die Landesverbände müssen ihren Rechenschaftsbericht beim
Bundesverband abgeben. Die Pflicht hierfür steht in § 2 der
Bundesfinanzordnung. Hier betrachte ich es als ausreichend, wenn der
Landesschatzmeister seine Buchhaltung und die Buchhaltungen aller
Untergliederunen vollständig in Sage hat und dies dem Bundesschatzmeister
entsprechend anzeigt.

Um dies einhalten zu können ist folgendes Vorgehen verbindlich:

1. Dezember 2014 (also ab jetzt): Die Landesschatzmeister teilen den
Schatzmeistern der Untergliederungen den verbindlichen Zeitplan mit und
beschreiben ihnen genau, zu welchen Zeitpunkten sie welche Unterlagen von den
Schatzmeistern erwarten. Leitet diese Informationen an die lokalen Listen
weiter, aber schreibt die Schatzmeister der Untergliederungen gezielt gezielt
an.

1. Januar 2015: Jeder, der eine Handkasse führt, führt eine Kassenaufnahme
durch und protokolliert diese. Die Landesschatzmeister erinnern die
Schatzmeister der Untergliederungen an diese Pflicht und fragen die
Kassenaufnahmeprotokolle von ihnen ab. Untergliederungen, die keine Handkasse
führen, bestätigen dies gegenüber ihrem Landesschatzmeister. Das Formular für
das Kassenaufnahmeprotokoll findet ihr dort:
http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods
Wichtig ist, dass derjenige, der die Kasse führt, das Protokoll unterschreibt.
Die Unterschrift der Kassenprüfer ist dabei nur optional. Ein "die
Kassenprüfer hatten keine Zeit" ist also keine Ausrede. Achtet bitte dabei
auch auf Kassen, die ggf. noch in Geschäftsstellen sind. Auch diese müssen
getrennt gezählt werden. Es ist eine Arbeit von wenigen Minuten, aber weil es
auch 2013/2014 nicht alle hinbekommen haben, wird es diesmal wohl einen
entsprechenden Vermerk im Prüfbericht des Wirtschaftsprüfers geben.

Bis spätestens 31.01.2015: Die Landesschatzmeister geben an den
Bundesschatzmeister eine Liste der Untergliederungen, die in 2014 existiert
haben. Diejenigen Gliederungen, die in 2014 gegründet, aufgelöst oder
fusioniert wurden, sind entsprechend zu kennzeichnen.

Mitte Februar 2015: Die Landesschatzmeister erinnern die Schatzmeister der
Untergliederungen daran, ihre Unterlagen abzugeben.

Ende März 2015: Die Landesschatzmeister ermahnen alle Schatzmeister der
Untergliederungen, die ihre Unterlagen noch nicht abgegeben haben, an ihre
Pflicht

Mitte April 2015: Die Landesschatzmeister übermitteln an den
Bundesschatzmeister eine Liste der Untergliederungen, die ihrer Pflicht nicht
oder nicht vollständig nachgekommen sind. Die notwendigen Angaben sind:
- Name der Gliederung
- Name und Kontaktdaten des Schatzmeisters, des Vorsitzenden und des
Gesamtvorstandes
- Die Emails, mit denen der Landesschatzmeister den Schatzmeister der
Untergliederungen auf die Pflichten hingewiesen hat
- Eine genaue Beschreibung, was an den Unterlagen noch fehlt
Der Bundesvorstand wird sich dann entsprechend einschalten.

Mitte Mai 2015: Die Landesschatzmeister übergeben den Schatzmeistern der
Gliederungen außerhalb des Landesverbandes, auf deren Konten sie oder eine
Untergliederung Buchungen haben, einen Kontoauszug zum Kontenabgleich. Die
Landesschatzmeister haben sicherzustellen, dass sie, oder in deren
Abwesenheit ein Vertreter diesen Abgleich bis spätestens Ende Mai durchführen
können.

31.05.2015: Die Landesverbände geben ihre Rechenschaftsberichte beim
Bundesverband ab.

Sobald die Information verbreitet wird (voraussichtlich Mai bis Juni): Die
Schatzmeister fordern von den Banken die Saldenbestätigungen an.

Ab Juni 2015: Das Bundesschatzmeisterteam überprüft die Berichte der
Landesverbände und führt in Absprache mit den Landesschatzmeistern notwendige
Korrekturen durch. Die Landesschatzmeister stellen sicher, dass Rückfragen
zeitnah beantwortet werden.

Wenn jeder die Aufgaben durchführt, für die er gewählt wurde, ist dieser
Zeitplan ohne viel Stress durchführbar. Wenn aber nur einer die anstehenden
Arbeiten versucht auszusitzen, dann haben wir wieder Probleme. Daher ist es
wichtig, dass wir solche Situationen frühzeitig erkennen und diesmal
entsprechend schnell Maßnahmen ergreifen.

Für die Landesschatzmeister ist es wichtig, dass sie beim Wechsel eines
Schatzmeisters in einer Untergliederung den neuen Schatzmeister entsprechend
sofort über die Pflichten und den Zeitplan zu informieren.

Gliederungen, die ihre Buchhaltung nicht selbst erstellen können, wenden sich
bitte an die jeweils übergeordnete Gliederung. Auch die Bundesbuchhaltung ist
bereit, gegen Berechnung der Lohnkosten Aufträge zur Buchhaltung von
Gliederungen anzunehmen. Wenn ihr etwas nicht wisst, ist es keine Schande.
Wenn ihr dann nicht fragt aber schon ;)

Beachtet bitte, dass der Landesschatzmeister für den gemeinsamen
Rechenschaftsbericht für den Landesverband _und_ seiner Untergliederungen
verantwortlich ist. Bei Landesverbänden mit Bezirksverbänden können (und
sollten) die Landesschatzmeister zwar auch die Bezirksschatzmeister
entsprechend in die Arbeiten mit einbinden, aber die Verantwortung liegt beim
Landesschatzmeister.


Viele Grüße

Lothar Krauß
stellvertretender Schatzmeister
Piratenpartei Deutschland
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https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung


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Finanzpirat Rhein-Kreis Neuss - Interimskontobevollmächtigter LV NRW
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