[Nds-kv-grafschaft-bentheim] Fwd: [Nds-vorstaende] Ausschreibung LMV 2014.1

["Jürgen Schöpping" <Piraten.Nordhorn AT gmx.de>]

Grafschafter Piraten
Bernhard-Niehues-Str.22
48529 Nordhorn
Tel.+49 (0) 59218147788
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Achim Bohl <piraten AT achimbohl.de> schrieb:

Moin,

anbei die Ausschreibung für die LMV 2014.1 auf der wir einen neuen
Landesvorstand wählen werden.

Bewerbungen bitte an events AT piraten-nds.de


Gruss,

Achim und Pascal

PS: Bitte an RV/KV/SV und Stammtischlisten weiterleiten. DANKE!


Vergabeverfahren
Beachtet bitte folgendes:

diese Ausschreibung läuft bis zum 15.12.2013 oder bis zur Vergabe
(siehe Unten!)

[Kurze Begründung: Wenn am 22.2.14 die LMV stattfindet, muss die
Einladung bis zum 24.01.14 verschickt sein und vorher sollte der Ort
feststehen]

die Veranstaltungsbeauftragten vergeben die Ausrichtung spätestens
nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann auch vorher passieren, deshalb
bitte den nächsten Punkt beachten!

Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte per Mail an
events AT piraten-nds.de an. Wir beziehen Euch dann in die Entscheidung mit
ein, sollten wir darüber nachdenken, die Ausschreibung vorzeitig zu
beenden (manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren,
dann muss man ggf. schon einen Vertrag machen).

Wir wollen gut organisierte Versammlungen organisieren,
Party-Konzepte interessieren uns nicht (kann man machen, ist aber kein
Punkt für die Entscheidung).

Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.)
muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.

Verträge werden AUSSCHLIESSLICH durch einen der
Veranstaltungsbeauftragten geschlossen, es sei denn es wird schriftlich
ein anderer Pirat beauftragt. Wer sich daran nicht hält und ggf. Opfer
von Schadensersatzforderungen wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind
explizite Beauftragungen (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...).

Verantwortlich für diese Ausschreibung sind die
Veranstaltungsbeauftragen.

Für die MAIN-Orga sind die Veranstaltungsbeauftragten zuständig -
bei Fragen rund um die Organisation einer LMV könnt ihr euch an sie wenden.

Termine
Die Mitgliederversammlung soll an einem der folgenden Wochenenden
stattfinden:
22/23. Februar 2014
08/09. März 2014
15/16. März 2014
Ort
Die letzten Parteitage waren in Hannover, Gifhorn und Osnabrück. Es
wäre schön, wenn wir im Laufe der Zeit einmal in allen Bereichen
Niedersachsens unsere Parteitage abhalten können.
Der Ort sollte mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Vom
Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen. Sollte
der nächste Bahnhof zu weit entfernt sein, sollte geprüft werden, ob es
einen privaten Shuttleservice geben wird.
Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können.
Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten bitte unbedingt
Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in
der Nähe ausreichend vorhanden sein (~50-100 Stellplätze).
Unterkunft
Es sollte gut erreichbare und bezahlbare Unterkünfte für die Piraten
geben, die einen weiteren Anfahrtsweg haben. Gut wäre es auch, wenn es
mehrere unterschiedliche Qualitätsniveaus der Unterkünfte für die
unterschiedlichen Geldbeutel der anwesenden Piraten gäbe. Also
beispielsweise Betten sowohl in der Jugendherberge als auch in günstigen
Pensionen und besseren Hotels.
Bauliche Anforderungen/Größe
Bei parlamentarischer (Bankett) Bestuhlung sollten min. 120 Sitzplätze
verfügbar sein. Eine Ausbaufähigkeit um bis zu. 80 Plätze innerhalb
40min soll gegeben sein. D.h. ca. 150 - 200 Sitzplätze an Tischen mit
bis zu 50 extra Stühlen und Platz dafür in der "Hinterhand".

Tische
Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt
werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne (parlamentarische
Bestuhlung), 90° zur Bühne (Bankett-Bestuhlung) ist aber auch möglich.
Min. 3 Rollstuhlplätze müssen vorhanden sein und bis nach
Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben. Es müssen genügend Stühle
vorhanden sein, um bei zu starkem Andrang weitere Plätze zur Verfügung
zu stellen, wenn Tische abgebaut werden.
Bühne
Es muss eine Bühne vorhanden sein oder aufgebaut werden, die bei
gefülltem Saal auch den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht
auf die Redner und den auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf
der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium (Tischreihe) für
mind. 4 Personen.

Video
Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden können.
Presse
Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden. Um
Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein
dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz erwünscht. Für eine
abzuhaltende Pressekonferenz sollte eine entsprechende Räumlichkeit
vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.
Empfang / Foyer
Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 2 Plätze,
an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu
Chaos kommt, müssen für die Akkreditierung betrieben werden können.
Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit in
der Halle betrieben werden können.
Zugang
Behindertengerechter Zugang ist Voraussetzung. Die Bestimmungen der
NDS-Versammlungstätten-Verordnung sind zu beachten.
Toiletten
Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur
Verfügung stehen, mindestens eine davon behindertengerecht.
Deko
Parteiflaggen und andere Dekorationen müssen sich so befestigen lassen,
dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines
Parteitages der Piraten erkennbar ist.
Strom
Die Stromversorgung, auch der Gäste, muss für den Betrieb von Notebooks
und der Event-Technik gewährleistet werden. Der Stromkreis der Gäste
muss von dem der Bühnen- und Netzwerk- und Audiotechnik getrennt sein.
Wünschenswert ist min. ein 400V, 16A und ein 400V 32A Anschluss.
Netzwerk/Internet
Es ist zu prüfen, ob die Schaltung eines DSL-Anschlusses möglich ist.
Ebenso die zu erwartende Übertragungsrate. Vorhandene Anschlüsse bitte
mitteilen, soweit diese genutzt werden können.
Belüftung/Heizung
Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer
Temperatur gewährleistet sein.
Raucherbereich
Entweder sollte im Außenbereich ein wettergeschützter Ort samt
Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener
extra Raum ausgewiesen werden.
Sonstiges:
Verpflegung
Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist.
In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe
vorhanden sein.
Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten
Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine
Snacks vorzugsweise immer. Es sollten auch vegetarische/vegane
Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise
sollten ortsüblich oder günstiger sein.
Zusammenarbeit
Die sich bewerbende Gliederung benennt eine Person, die die örtlichen
Gegebenheiten gut kennt, als lokalen Verantwortlichen, der in
Zusammenarbeit mit den Veranstaltungsbeauftragten und der AG Event die
Organisation vor Ort unterstützt.
Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis als Ansprechpartner vor Ort zur
Verfügung stehen.
Wünschenswert ist die Zusage einiger lokaler Piraten, bereits am
Freitagnachmittag beim Aufbau zu helfen.
Saalmiete
Die Raummiete sollte möglichst niedrig sein. Da hierbei verschiedene
Gesichtspunkte betrachtet werden müssen, ist die Angabe einer Obergrenze
wenig sinnvoll. Im Zweifel bitte die Veranstaltungsbeauftragten
kontaktieren.
Formales
Der Bewerbung ist möglichst ein Mustermietvertrag des Vermieters beizufügen.
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